Assistant administratif

À propos du poste

L’Assistant(e) administratif(ve) assure une variété d’opérations administratives courantes et soutient la mise en œuvre des projets et programmes de l’unité.

Missions principales

• Assurer l’insertion de tous les receipts dans le système.
• Assurer les clôtures mensuelles des deux comptes de la FAO.
• Suivre les factures depuis la réception jusqu’au paiement final.
• Contribuer au suivi des recrutements locaux, des contrats et des congés.
• Établir les contrats dans le système GRMS et les versions physiques.
• Insérer les feuilles de présence du personnel (timesheets) dans GRMS chaque mois.
• Gérer les avances de caisse pour les dépenses des ateliers et les justifier dans les délais.
• Classer électroniquement et archiver physiquement les documents administratifs.
• Liaison avec les banques locales et institutions financières pour suivre les informations financières et réglementaires.
• Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins.

Profil recherché

• Formation BAC+2 en finance, gestion ou comptabilité.
• Minimum trois ans d’expérience en administration et support de bureau.
• Maîtrise du français (niveau C) et connaissance moyenne de l’anglais (niveau B).
• Nationalité sénégalaise.

Compétences requises

• Attention portée aux résultats et esprit d’équipe.
• Bonne communication et établissement de relations constructives.
• Connaissance des systèmes informatisés d’information financière, de voyages et des ressources humaines.
• Maîtrise des applications MS Office, de l’Internet et du matériel bureautique.
• Capacité à utiliser des logiciels comptables et d’autres systèmes d’information pour saisir des données, générer des rapports et analyser les résultats.